Las herramientas colaborativas ya forman parte del día a día de muchas empresas. Se trata de aplicaciones que nos permiten trabajar incluso en tiempo real con personas que se encuentran en otros espacios físicos, tal vez a miles de kilómetros de nuestra sede. Por lo tanto, las ventajas de estas herramientas son claras: establecen una comunicación más fluida que nos permite avanzar más rápidamente en nuestro trabajo y de una forma más visual e interactiva.

Ahora bien, las herramientas colaborativas requieren de medidas de seguridad que garanticen la privacidad de la información que compartimos. En este post te damos las claves para conseguirlo.

Tipos de herramientas colaborativas

Para empezar, recopilamos los principales tipos de herramientas colaborativas que puedes utilizar en tu empresa para mejorar la productividad junto con algunos ejemplos:

  • De comunicación: Si tienes que hacer una reunión de trabajo sin estar físicamente junto al cliente o miembro de tu organización, puedes recurrir a las aplicaciones de videoconferencias. Con ellas no sólo puedes hablar cara a cara con la persona indicada (o con varias personas a la vez en distintas ubicaciones), sino también enviar archivos, compartir tu pantalla o hacer gráficos en pizarras virtuales.
  • De gestión de proyectos: Son las aplicaciones que permiten hacer un seguimiento online de los proyectos que tienes en marcha. Gracias a ellas puedes coordinarte con las personas que están implicadas en él (sean o no de tu empresa) para saber en qué punto estás, cuáles son las tareas pendientes y quién se está encargando de ellas. Además, este tipo de herramienta colaborativa permite gestionar la carga de trabajo de cada miembro del equipo y marcar un calendario de entrega.
  • De creación: Hacer una tarea no siempre es responsabilidad de una sola persona; a veces es necesaria la participación de dos, tres o más miembros del equipo. Para ello existen las herramientas colaborativas de creación, es decir, aplicaciones que posibilitan el trabajo online simultáneo desde distintas ubicaciones, desde escribir un artículo hasta programar una página web. Con ellas se mejora la coordinación y se gana en eficiencia.

Medidas de seguridad recomendadas

Como puedes imaginar, las herramientas colaborativas pueden ser un foco de problemas si no cuentas con las medidas de seguridad adecuadas: pérdida de datos, exposición de información confidencial, suplantación de identidad, acceso remoto a los equipos de tu organización por parte de usuarios no autorizados, etc.

El Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE), que ya ha incorporado las soluciones de X by Orange a su catálogo, recomienda estas prácticas para evitar esos peligros:

  • Comunícate sólo con usuarios conocidos: Parece una obviedad, pero es muy importante no aceptar ni establecer comunicaciones con usuarios que no estén en tu lista de contactos. Añádelos sólo si son de confianza, verifica su identidad, quita la opción de compartir escritorio por defecto y asegúrate de que sólo van a acceder a la información que te interesa transmitirles.
  • Previene la pérdida de datos y la gestión del almacenamiento: En las reuniones por videoconferencia solemos compartir audios, vídeos y archivos de todo tipo que se almacenan en la nube. Si no contamos con un buen sistema de cifrado de datos, esta información puede quedar expuesta y perder su carácter confidencial.
  • Utiliza una red constante y confiable: Tu red debe tener suficiente ancho de banda para asumir el intercambio de datos, de lo contrario habrá interrupciones en la conexión que pueden provocar la pérdida de paquetes de información. Por supuesto, también debes utilizar antivirus y firewalls que te protejan frente a los ciberataques.
  • Integra las herramientas colaborativas con el resto de tecnologías: Todas estas aplicaciones no están aisladas en sí mismas, sino que forman parte del resto de tecnologías de tu empresa, tanto de hardware como de software. Por lo tanto, asegúrate de que se integran correctamente con ellas y de que no existen problemas de incompatibilidad.

Si quieres cumplir de forma ágil y unificada con todas estas medidas de seguridad para el uso de herramientas colaborativas, X by Orange pone a tu disposición X UCom, un servicio de centralita virtual en la nube con puesta en marcha inmediata y escalable según las necesidades de tu organización o de los usuarios. ¡Pruébalo gratis 15 días!